Gestión empresarial aplicada en bibliotecas y centros de información y documentación*
POR AGUSTÍN GUTIÉRREZ CHIÑAS Y FERNANDO ZÁRATE TRISTÁN
La gestión como un “proceso sistematizado permanente y constante en la dirección y administración de una empresa humana, requiere de un mínimo de normas o reglas escritas que orienten y guíen sus acciones hacia los objetivos previamente establecidos.” [1] Las líneas generales de organización y acción establecidas y escritas por una institución, facilitan y propician el flujo ágil y expedito de sus tareas para evitar o reducir al mínimo la duplicidad de esfuerzos, tiempos y movimientos, por un lado; por otro, para impedir o prevenir los “cuellos de botella” que se forman en un sistema de producción o de servicios, cuando no se cuenta con una manual de organización.
La biblioteca o centro de información y documentación, para alcanzar su propósito de satisfacer necesidades de información documental de los individuos que forman parte de la sociedad que la establece, como cualquier otra empresa humana, necesita de los principios que fundamentan y sustentan el proceso administrativo para el logro ágil, fluido u expedito de sus objetivos, aún cuando sus propósitos no son el lucro o la ganancia económica. Para que esta empresa social pueda llevar a cabo su tarea de hacer llegar la información bibliográfica y documental a sus clientes o usuarios, se le tiene que dotar de un local con todos los requerimientos necesarios (agua, iluminación, servicios sanitarios, etc.) para albergar a su personal, mobiliario, equipo y sobre todo, la materia prima de su trabajo cotidiano, el documento. En otras palabras, contar con un lugar de residencia específico o domicilio.
Además de lo anterior, estas unidades de servicios de información tienen que buscar los fondos económicos para poder funcionar y, sobre todo, mantener sus servicios.
Una vez satisfecho el aspecto administrativo para su establecimiento, implementación, funcionamiento y mantenimiento, estas unidades de servicios se preocupan por procesar y preparar la materia prima de su quehacer cotidiano, que es el de ofrecer información bibliográfica y documental a su clientela. Para este procesamiento necesitan organizar las etapas de la selección y adquisición de los documentos de acuerdo a la actividad preponderante de la comunidad a la que apoyan, la catalogación descriptiva de estos documentos, la clasificación temática de su contenido informativo, la construcción de sus catálogos e índices, la preparación física de los documentos para su almacenamiento y circulación sistematizados en los estantes, entre otros procesos. Para llevar a cabo este procesamiento en sus diferentes etapas, estas unidades deben relacionarse con el mercado editorial, manejar sus catálogos y listados de publicaciones, y también manejas reglas de catalogación de aplicación internacional, que unifican los criterios de descripción documental para establecer un lenguaje común en esta labor; lenguaje que a su vez propicia la posibilidad de ofrecer y recibir los beneficios de la cooperación. Al mismo tiempo, la clasificación temática del contenido informativo de los documentos requiere del manejo y uso de lenguajes documentales en lista y relaciona todas las palabras que representan de manera abreviada el contenido temático informativo de cada documento, y el sistema de clasificación tiene organizada y representada de manera muy abreviada por medio de símbolos numéricos, alfabéticos o la combinación de ambos, los temas del conocimiento humano producido y registrado en diferentes soportes.
Esta tarea de clasificación temática requiere de un proceso intelectual llamado análisis de contenido documental, cuya ejecución demanda el dominio de un mínimo de métodos, técnicas y de conocimientos generales y especializados previos para llevarlo a cabo. Durante este procesamiento técnico documental e intelectual, la biblioteca y/o centro de información también elabora y desarrolla sus herramientas de trabajo. Como resultado de las labores de catalogación, análisis de contenido y clasificación, se obtienen los registros catalográficos, los que se someten a otro proceso de reproducción para construir con ellos los diferentes catálogos e índices que permiten conocer la existencia de los documentos descritos y presentados en dichos registros, sin tener aún los documentos mismos a la vista. Como parte final del proceso de preparación de la materia prima (información documental), se agregan a cada documento los aditamentos que permiten su almacenamiento y control físico sistematizados para su circulación. Es decir, para ser prestados al público usuario.
La atención al público usuario o clientela constituye otra tarea importante del trabajo bibliotecológico cotidiano, que se concreta cuando la biblioteca establece el contacto directo y personal con el consumidor de sus servicios, por medio de la atención que le brinda, la orientación que le ofrece sobre sus colecciones, la asesoría que le proporciona en la búsqueda del material informativo y del préstamo que le hace del documento o documentos que satisfacen la necesidad de información documental del cliente. Para llevar a cabo estas acciones que concretan y cristalizan el ser y quehacer del servicio de información documental, se debe conocer y manejar la conducta humana para establecer con la clientela una relación de respeto y atención mutuos en igualdad de circunstancias. Las relaciones humanas, es decir, el trato entre las personas es muy importante y delicado, por lo que requiere de conocimientos, habilidades y actitudes especiales que demandan una atención especial en su desarrollo. Esta labor de atención al público, además del trato humano como su principal ingrediente; también demanda conocimientos y habilidades sobre los recursos propios de la biblioteca y/o centro de información documental, sobre las fuentes de consulta básica como diccionarios de todos tipos, enciclopedias, atlas, manuales, anuarios, catálogos, bibliografías, índices y abstracts; así como sobre estrategias de búsquedas tanto manuales como automatizadas, entre otras fuentes y otros servicios. Y es precisamente en esta área de atención al público, que la bibliotecología se involucra con la información como un proceso de comunicación.
El servicio bibliotecológico y de información documental no es ajeno al desarrollo tecnológico que se está dando en la elaboración y construcción de un producto y en el diseño y suministro de un servicio. Por esta razón, la bibliotecología y los servicios de información que de ella se derivan incorpora en su quehacer y desarrollo toda tecnología que la apoya para alcanzar sus objetivos de manea ágil, fluida, expedita y en el menor tiempo posible. En este caso, las tecnologías de la automatización y telecomunicación, conocidas como tecnologías de la información, son las que han tenido un impacto trascendental en el desarrollo de los servicios bibliotecológicos y de información documental. La automatización y la telecomunicación han sido y son usadas aplicadas en las tres grandes áreas descritas y analizadas en esta presentación del servicio bibliográfico y documental. Estas áreas son: área administrativa, área de procesamiento técnico del documento, y área de servicio al público. En el área administrativa, estas tecnologías apoyan las labores del presupuesto, control de asistencia, de la elaboración de nómina, cheques, oficios y la formación de expedientes de los diferentes asuntos de la administración en general. En el área de procesamiento técnico del material documental se apoyan las labores repetitivas de la búsqueda de datos bibliográficos en catálogos e índices, y en la impresión de etiquetas y formatos que permiten el control físico de cada documento. Por último, en el área de atención al público, apoya las tareas de registro de usuarios, elaboración de credenciales, control de préstamos (circulación de los documentos) búsqueda bibliográfica en catálogos e índices a nivel local, estatal, nacional e internacional, impresión de bibliografías, elaboración de avisos de préstamos vencidos, cobro de multas, diseminación selectiva de información, entre otros servicios. Y por si esto fuera poco, estas tecnologías facilitan el control estadístico y administrativo de la producción y de los servicios de toda la unidad de servicios de información documental llamada biblioteca o centro de información documental y/o documentación.
Todo lo expuesto hasta el párrafo anterior, confirma el principio que establece que “todo grupo social puede y debe ser administrado; de allí el principio de la universidad de la administración.” [2] Por lo que la biblioteca y el centro de información documental, como empresas sociales que se dedican al diseño y ofrecimiento de servicios de información documental en el que se conjugan local, edificio o domicilio, recursos materiales, económicos y humanos para alcanzar sus objetivos; necesitan de la gestión. Pero la gestión entendida como un conjunto de operaciones y acciones que le dan vida, y sobre todo, dinamismo a los períodos de actividades de estas empresas; gestión que debe estar organizada e integrad con las etapas clásicas del proceso administrativo que incluye “1) la previsión, 2) la planeación, 3) la organización, 4) la integración, 5) la dirección, y 6) el control.” [3] Es decir, la gestión no es más que la acción misma que se ejecuta y se lleva a cabo en todas y cada una de las operaciones y tareas de todo el proceso administrativo en sus diferentes etapas.
Estructura administrativa
Para que la gestión se pueda llevar a cabo de manera sistematizada en la biblioteca o centro de información documental, requiere estar organizada en divisiones lógicas, cronológicas y secuenciales con base en su funcionamiento y existencia. En este sentido, toda empresa de esta naturaleza requiere, además de la cabeza que se puede llamar dirección, coordinación o gerencia; necesita también de una división administrativa, de otra para el procesamiento de la materia prima de trabajo para elaborar su producto o diseñar su servicio, y otra más para la atención de su clientela, usuario o consumidor de sus productos o servicios. Debido a que la tecnología de la automatización ya es una herramienta que se aplica en toda actividad humana, también se hace necesario incluir en la estructura administrativa organizacional, una división que seleccione la adquisición de equipo de cómputo y telecomunicación, así como atender su cuidado y mantenimiento durante su operación en las labores de la dirección, administración, procesamiento y atención a la clientela.
Por esta razón, las divisiones enunciadas que debe tener la empresa llamada biblioteca o centro de información documental, además de cumplir con sus propias funciones, cada una de estas divisiones deberán colaborar entre sí, para proporcionar servicios de información documental de calidad, a los miembros de la comunidad a la que sirvan. Las divisiones que se recomiendan incluir en la estructura orgánica de estas instituciones son:
Dirección. Que tendrá bajo su responsabilidad la representación, planeación, organización y administración general de la biblioteca o centro de información. Además, se encargará de buscar y gestionar ante organismos públicos y privados, los recursos económicos y materiales para la conservación y el mantenimiento de los servicios de información documental.
Departamento Administrativo. Cuya función será apoyar a la Dirección en las labores de planeación y organización general, así como para elaborar el presupuesto y llevar a cabo su aplicación, control de ingresos y egresos, personal, mantenimiento del edificio, equipo, mobiliario y correspondencia.
Departamento de Organización de la Información. Conocido también como Departamento de Procesos Técnicos u Organización Bibliográfica, se ocupará de las labores para el desarrollo sistemático de las diferentes colecciones que conforman el acervo documental de la biblioteca o centro de información. Para llevar a cabo sus actividades, este departamento debe apoyarse en las siguientes secciones: Selección y Adquisición, Catalogación y Clasificación. Formación de Catálogos y Preparación Física, Procesos Menores o Procesos Mecánico.
Departamento de Atención al Público. Llamado también Departamento de Servicios al Público, se encargará de diseñar y establecer los servicios que se ofrecerán, la reglamentación de los mismos, así como la difusión y promoción de los recursos bibliográficos y documentales y de los servicios que se proporcionan con ellos. Para cumplir con estos encargos, deberán contar con las siguientes secciones: Colecciones, Salas de lectura, Circulación (Préstamos) y Consultoría.
Departamento de Cómputo. Que le corresponde la responsabilidad de colaborar con la Dirección y además departamentos en la sección, instalación, configuración, funcionamiento y mantenimiento del equipo de cómputo y telecomunicación de todas las divisiones y secciones del servicio de información durante sus operaciones. Así mismo, ofrecerá el uso de las computadoras para la captura de trabajos escalares y académicos, así como para la búsqueda y recuperación de información vía INTERNET.
Las divisiones de la estructura administrativa que se expone en los párrafos anteriores, se distribuyen y ubican obedeciendo a una organización lineal, como se ilustra en el organigrama de la siguiente página.
Se recomienda la organización lineal, porque ofrece los siguientes beneficios:
*Es más fácil y útil en una empresa en sus inicios.
*Es sencilla y clara.
*No tiene conflictos de autoridad.
*Facilita la rapidez de acción.
*Crea una firme disciplina. [4]
Interrelación de las divisiones
El organigrama muestra únicamente las líneas de comunicación oficial, pera la biblioteca o el centro de información debe funcionar como un sistema en el que cada una de sus decisiones y secciones actúa sobre las demás para cumplir con propósitos comunes. Se respeta siempre esta comunicación oficial y la biblioteca o el centro debe procurar aplicar la política de administración por consenso. La administración por consenso, en este caso se debe entender como la labor de convencimiento que las jefaturas de las divisiones lleven a cabo con sus colaboradores o subordinados, para que éstos realicen las tareas que les corresponden, convencidos de la importancia de su participación en el logro de los objetivos institucionales. Es decir, hacer que cada trabajador o empleado se sienta contento en la tarea que le corresponde hacer, y que precisamente su trabajo lo lleve a cabo por su propio consentimiento, y no por la presión u obligación que por sí mima impone la autoridad jerárquica de una organización administrativa. La administración por consenso se debe fomentar porque propicia y favorece el establecimiento de relaciones cordiales, corteses y respetuosas entre los miembros de todas las divisiones de la biblioteca o centro de información en su operación, relaciones que se pueden dar de la siguiente manera:
El Departamento Administrativo colaborará con la Dirección y demás departamentos en los trabajo de planeación, organización, elaboración del presupuesto, control y mantenimiento general del local o domicilio y de los recursos con que operan los servicios de información documental.
El departamento de Organización de la Información, recibirá las sugerencias y solicitudes de adquisición de documentos por medio del Departamento de Atención al público. Para determinar si el material sugerido y solicitado se encuentra en la biblioteca o centro, o que no haya sido pedido con anterioridad o para saber si se encuentra disponible en el mercado editorial, debe consultar con sus propios ficheros o registros de documentos pedidos o en proceso, el catálogo público y el topográfico, parte de la colección de consulta que incluye bibliografías y catálogos externos, y por último, los documentos acomodados en la estantería. Después de realizar este proceso, adquiere el documento o devuelve la solicitud al interesado. Para adquirir el documento por compra, cuando procede el caso, requiere la autorización del Departamento Administrativo para la aplicación del presupuesto correspondiente. Una vez adquirido el documento, se lleva a cabo el arreglo interno para determinar la ubicación que ha de ocupar en las colecciones, para lo que es indispensable apoyarse en el catálogo oficial, en la estantería, en el catálogo público y topográfico, así como en los catálogos de autoridad de autor y de autoridad de materia, soportados en los medios electrónicos administrados por el Departamento de Cómputo.
El Departamento de Atención al Público brindará apoyo al público usuario o clientela de la biblioteca o centro de información, para la búsqueda, localización y recuperación de información sobre los temas de interés de esta clientela. Para cumplir con este propósito, este departamento hará un uso exhaustivo de los catálogos tanto de los tradicionales como de los automatizados, así como de los documentos impresos en papel y de los registrados en los medios electrónicos como discos compactos, cinta, en línea, audiovisuales y otros. Una vez localizado el documento que contiene la información de interés del usuario, se le facilita para su consulta y uso interno o externo. Uso que estará sujeto a la reglamentación elaborada para regular el servicio de circulación de los documentos.
El departamento de Cómputo por su parte, establecerá sus relaciones con todos los departamentos por medio de la asesoría en la selección, adquisición y mantenimiento de equipo y programas de automatización y telecomunicación, para el procesamiento, almacenamiento y la transferencia de la información documental, materia prima del trabajo bibliotecológico y de los servicios de información que de su trabajo se derivan. Además apoyará el servicio de atención al público mediante computadoras para las búsquedas en bases de datos automatizados a nivel local, nacional e internacional mediante la navegación ciberespacial vía INTERNET, así como para procesar información de trabajos escolares, de docencia, investigación y desarrollo.
Además, cada división irá creando, estableciendo e implementando las secciones que demanden el crecimiento, desarrollo y la expansión natural de la biblioteca o centro de información. En otras palabras, además de los responsables de cada departamento, se tiene que considerar un mínimo de subdivisiones en cada una. Ejemplo de esta situación es el caso de la administración que debe contemplar una sección de planeación y organización. Otra de personal, y una más de compras, entre otras secciones. Organización de la información deberá considerar por lo menos las siguientes: selección y adquisición de documentos, catalogación y clasificación, formación de catálogos , y de procesos menores o preparación física. Atención al público puede incluir: circulación o préstamos, consultoría o referencia, desimanación selectiva de información, y así lo puede hacer también la Dirección y el Departamento de Cómputo.
Consideraciones finales
1) La gestión es, como lo anota Gloria Ponjuan, “un proceso [dinámico] mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos y materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve,” [5] como sucede con cualquier organización.
2) La biblioteca o centro de información, llamados también unidades de servicios de información constituyen una empresa, porque para su establecimiento necesitan también de los mismos recursos que un negocio requiere para su funcionamiento, mantenimiento y desarrollo.
3) Que el gestor de información documental debe ser un individuo dinámico, inquieto dinámico, inquieto, en constante movimiento. Es decir, que su labor de gestoría se caracterice por un presente progresivo, en el que las desinencias “ando” y “endo” que acompañan a todos los verbos en su conjugación, siempre estén presentes.
Refernecias
1) Gutiérrez Chiñas A. Gestión de información documental: notas para redactar su manual de organización. México: Infoconsultores, 2007. p.1. EN PRENSA.
2 ) Reyes Ponce A. Administración de empresas; teoría y práctica. México: Limusa 1980. v.1 p. 71.
3) Ibid p. 64
4) Gómez Ceja, G. Planeación de empresas: guía técnica para planear y estructurar un negocio. 7ª ed. México: Edicol, 1989. 207.
5) PonJuan Dante G. Gestión de información: dimensiones e implementación para éxito organizacional. Rosario, Arg.: Nuevo paradigma, 2004. p. 17.
Bibliografía
Gómez Ceja, G. Planeación de empresas: guía técnica para planear y estructurar un negocio. 7ª ed. México: Edicol, 1989. 459 p.
Gutiérrez Chiñas A. Gestión de información documental: notas para redactar su manual de organización. México: Infoconsultores, 2007. EN PRENSA.
PonJuan Dante G. Gestión de información: dimensiones e implementación para éxito organizacional. Rosario, Arg.: Nuevo paradigma, 2004. 214 p.
Reyes Ponce A. Administración de empresas; teoría y práctica. México: Limusa 1980. 2 v.
*Publicado en la revista: Ciencias de la Información (Cuba) vol. 38, núm. 1-2, pp 91-95, 2007.
Este texto fue gentilmente cedido por el Lic. Fernando Zárate Tristán para su publicación en www.pensardenuevo.org
Soy estudiante de la carrera de bibliotecologia, y despues de buscar en la web y no encontrar información sobre la estructura organica de bibliotecas, di con este sitio y les agradezco el aporte. Muy bueno!!
Soy bibliotecóloga. cuando se encuentra lo que se quiere, se agradece y
por supuesto que me sirvió el artículo para proponer un proyecto en mi área de trabajo, tiene aspectos muy interesantes y relevantes. debemos explorar en otras disciplinas así como ellos lo han hecho en la nuestra.