Ensayo sobre “Teoría de la Administración”
Por Omar Ricardo Gómez Castañeda, desde Venezuela
I. Antecedentes y algo de Historia
Los pilares de la teoría clásica de administración se desarrollan antes de la industrialización. Entre éstos pilares, se incluyen la división del trabajo y la especialización,la estructura organizacional, el alcance del control, el proceso escalar ó jerarquía de autoridad, y la delegación de la autoridad.
En segundo lugar, en los siglos anteriores a la industrialización, ocurrieron cambios significativos en cuanto a los conceptos de autoridad y poder. Es sabido, que existen tres bases fundamentales para legitimizar la autoridad, estos son: tradición, carisma y ley (base racional). Durante el período anterior a la industrialización, se produce una tendencia a basar la autoridad en la tradición legal más que en la basada en la tradición. Hoy en día, en las organizaciones, tienden a basar la autoridad en el carisma.
En tercer lugar, los valores que prevalecían en cuanto al trabajo cambiaron fundamentalmente. En el siglo XVIII el trabajo ya había dejado de ser una actividad denigrante que era realizada por los esclavos, para pasar a ser signo de inherente bondad,dignificación y valor del hombre.
Las primeras organizaciones en gran escala fueron los monopolios estatales de Egipto, que tenían la misión de ejecutar proyectos de riego artificial, construcción de canales, y de pirámides. A la cabeza de la organización estaba el Faraón, cuya autoridad se basaba en el derecho divino. Este era el principal ministro del reino, jefe de la administración de justicia y además tesorero, directamente responsable por el manejo de una complicada burocracia, en la base de la cual se encontraban decenas de millares de esclavos. La economía egipcia era casi totalmente agraria y la función principal del estado autocrático dirigido por el Faraón consistía en utilizar y prever las crecidas periódicas del río Nilo. Los negocios y los préstamos de dinero se dejaban a los esclavos y a los ciudadanos menos respetables;
“…para la realeza egipcia, cualquier actividad que pusiera el espíritu en contacto con el mundo material era una penosa y humillante experiencia…”
Los romanos heredaron éste desdén por los negocios y dejaban estas actividades en manos de algunos griegos u orientales. Aún cuando la aristocracia celebraba convenios de negocios a cambio de suministro de dinero para financiar sus guerras, el comerciante siempre inspiraba desconfianza, pese a lo cual, el comercio prosperaba y el Estado Romano se fué mezclando en todos los aspectos de la vida económica. Esto se debió en gran parte a la necesidad de normas comerciales y de un sistema de pesas y medidas, medidas y moneda garantizado por el estado. Además el gobierno fijaba aranceles y multas.
La época que media entre la caída del Imperio Romano y el Renacimiento, se caracterizó por el estancamiento y la falta de desarrollo económico y social. El sistema
feudal dominaba la vida económica de Europa, y el siervo, que legalmente era libre, dependía casi totalmente del señor feudal, reemplazó al esclavo como base del orden económico y social imperante en la Edad Antigua (Imperio Egipcio y Romano).
En la Edad Media, la Iglesia era la institución dominante en todas las áreas de la actividad humana, tanto seculares como espirituales. Lo importante era la salvación del alma, y al hombre europeo se le enseñaba a llevar una vida de pobreza y privaciones a cambio de ganar la eternidad en el cielo. Con esto, la Iglesia tal como es de intuir, declaraba las prevenciones en contra del deseo de cualquier cosa con esta vida terrenal, por lo cual, se perpetúa la opinión de que los negocios eran un mal necesario.
Resultado del feudalismo y el fervor religioso, se estimulan las Cruzadas a tierras santas, las que irónicamente, a la vez propiciaron el comercio al establecer nuevas rutas y llevar la riqueza de oriente a la civilización parroquial de Europa. Las primeras grietas e indicios de decadencia del poder de la Iglesia comienzan a aparecer cuando los cruzados,que habían emprendido sus viajes con una inalterable convicción religiosa, fueron sorprendidos por la cultura del Oriente Medio y se dieron cuenta de que en muchos aspectos, era superior a la de ellos, sobre todo en lo referente al comercio e industria. En resumen, las Cruzadas estimularon el comercio abriendo nuevas rutas comerciales,contribuyendo al surgimiento de poblaciones y de una nueva clase media, y debilitando la dominación de la Iglesia.
El aumento del comercio trajo la llamada industria a domicilio, sistema en el cual un mercader actuaba como intermediario para conseguir la materia prima y para vender el producto terminado. Los materiales los entregaban a trabajadores individuales o familias,que se servían de su propio equipo para la fabricación del producto y recibían en compensación un jornal.
Este sistema estaba bien adaptado a la época, el comercio estaba todavía en su infancia, no se había desarrollado todavía una demanda de bienes en gran volumen y la misma naturaleza del sistema de producción a domicilio se oponía a la estandarización tanto de la materia prima como del producto final. Sin embargo, a medida que aumentó el volumen del comercio, este sistema fue resultando ineficiente y la civilización avanzó inexorablemente hacia la Revolución Industrial.
El paulatino incremento del comercio sumado a los descubrimientos científicos ytecnológicos de Galileo, Gilbert, Harvey, Watt y otros, contribuyen a la industrialización.
La Revolución Industrial tuvo su origen en Inglaterra hacia los años de 1870 y su principal característica: El reemplazo de la fuerza muscular del hombre por fuerza mecánica. En cuanto a las organizaciones se refiere, la industrialización dió por resultado un énfasis casi total en la estrategia de acumulación de recursos y crecimiento de las compañías, lo cual era necesario por la disponibilidad de capital y las ventajas de productividad, ampliamente reconocidas, de la división del trabajo. La división del trabajo y la especialización requieren volumen y estabilidad, y por consiguiente, el crecimiento produjo rendimientos crecientes:mientras las ventas, el volumen y la estabilidad aumentaban, los costos unitarios disminuían. En una época en que todavía las comunicaciones eran “lentas”, no existía transporte masivo, ni expertos en eficiencia, investigación de desarrollo ni intervención estatal, ésta estrategia de acumulación de recursos era efectiva para proteger la producción contra los caprichos del mercado.
Al ampliarse las operaciones de las compañías, comenzaron a aparecer muchos problemas al empresario. En primer lugar, se dió cuenta él por sí solo no podía dirigir y controlar todas las actividades de su organización, y encontró la imposibilidad de hacer un seguimiento adecuado del trabajo de los subgerentes y de los trabajadores. Además había una grave escasez de administradores y obreros calificados, y estos últimos se oponían con frecuencia a la estandarización de partes, métodos y herramientas que requería el método de producción a base de partes intercambiables.
Ante lo anterior, se pusieron en práctica ideas como las de centralización, jerarquía, división especializada del trabajo y liderazgo autocrático.
II. La Administración Científica
En los últimos años de 1800, los recursos se acumulaban y aumentaban el tamaño de las fábricas, combinando los avances tecnológicos, la rápida urbanización, la
introducción del automóvil y las mejoras en de la producción en masa, dieron por resultado el crecimiento rápido de los mercados de masa y las empresas a base de sociedades anónimas. Siguió una era de intensa competencia y los empresarios dinámicos reaccionaron construyendo un exceso de capacidad. Esto a su vez intensificó la competencia, y el resultado fué un círculo vicioso de aumento de tamaño y nuevas acumulaciones de recursos.
Como se ha visto, el tamaño era una estrategia no sólo para el crecimiento, sino también para aislar a la compañía de su ambiente. Al aumentar la organización su participación en el mercado, la competencia y los hechos imprevisibles tendían a disminuir y se facilitaban los volúmenes y la estabilidad que exigían las técnicas de producción en masa.
El tema principal de la administración científica era que el trabajo, y sobre todo, los el de los obreros, se podía estudiar científicamente. Frederick Taylor, creía que el análisis objetivos de datos recogidos en los talleres daría la base para determinar “la manera óptima” de organizar el trabajo. Sugirió un sistema que se puede resumir en cuatro
Principios:
1. La observación y el análisis mediante estudios de tiempo para fijar la tasa óptima de producción. En otros términos, desarrollar una ciencia para la tarea de cada hombre
- un modo óptimo-.
2. Seleccionar científicamente al mejor hombre para cada tarea y adiestrarlo en los procedimientos que se debe seguir.
3. Cooperar con el obrero para asegurarse que el trabajo se hace como se ha descrito. Esto significaba fijar un sistema diferencial para pagar el trabajo a destajo, y pagar al obrero sobre la base de un incentivo y no según el empleo.
4. Dividir el trabajo entre gerentes y trabajadores de manera que los gerentes, y no a los trabajadores individuales, se les asigne la responsabilidad de planear y preparar el trabajo.
Esto último se lograba con el sistema de capataces funcionales, según el cual el obrero de la producción dependía de distintos capataces, según el aspecto del trabajo de que se tratara (por ejemplo planeación, producción, inspección). Un obrero podía tener varios supervisores, pero cada supervisor y el obrero mismo operaban dentro de una zona estrecha y rigurosamente definida de influencia y experiencia.
Los principios anteriores reflejan las características básicas de la administración científica e ilustran el objetivo final de su método: “determinar mediante la observación y el análisis,un “modo óptimo” de realizar la labor de cada obrero, y luego entrenarlo para ejecutarla de acuerdo con el modo aprobado.
La gran crítica que se le hace a la administración científica, radican en los supuestos de ésta idea, las cuales habitaban en un ambiente utilitario y racionalista de la época. La administración científica hace caso omiso a las variables del comportamiento humano en las organizaciones. Además, las ideas de Taylor de aumento del excedente se referían solo a valores monetarios, y sobreestimó el grado en que el jornal era la única preocupación de los trabajadores.
III. Teorías Administrativas
Henri Fayol era un gerente general de una compañía de acero y carbón,contemporáneo de Taylor, desarrolló un sistema de administración general desde el punto de vista ejecutivo. Fayol identificó seis grupos de actividades industriales que existen en los negocios de cualquier tamaño:
1. técnicas (producción)
2. comerciales (compra, venta e intercambio)
3. financieras (utilización y búsqueda óptima del capital)
4. de seguridad (protección de propiedades y personas)
5. contables (incluyendo estadística)
6. administrativas (planeación, organización, mando, coordinación, control) Fayol se dio cuenta que las cinco primeras actividades eran entendidas suficientemente bien, de modo que dedicó la mayor parte de su trabajo al análisis de las actividades administrativas.
Los principios de Fayol son los siguientes:
1. División del trabajo: Debe haber una especialización del trabajo en forma tal que las distintas personas lleven a cabo actividades diferentes.
2. Autoridad y responsabilidad: La responsabilidad debe estar de la mano con la autoridad asignada para cada persona.
3. Disciplina
4. Unidad de dirección: Debe haber una sola persona encargada de un grupo de actividades que tienen el mismo objetivo
5. Unidad de mando: Un empleado debe recibir órdenes de un solo superior
6. Subordinación del interés individual al interés general
7. Remuneración de personal: Debe existir un sistema que sea justo y recompense el esfuerzo bien dirigido, pero no produzca pagos excesivos
8. Centralización: Debe existir un equilibrio entre centralización y descentralización, que se determina por las capacidades de los respectivos gerentes.
9. Cadena escalar: Debe haber una cadena escalar de autoridad y comunicación desde la posición más alta a la más baja.
10. Orden: La organización debe ofrecer un orden material y social en que todas las cosas y personas se encuentren en los lugares designados.
11. Equidad: La equidad, en el sentido de la justicia, debe extenderse por toda la organización
12. Estabilidad de los empleos
13. Iniciativa: Debe darse la oportunidad para poder ejercer la iniciativa en todos los niveles de la organización
14. Espíritu de equipo: La cooperación en el trabajo es necesaria, y es preciso mantener buenas relaciones interpersonales
15. Departamentalización: Estructura funcional de la organización, estableciendo la división departamental para las diferentes actividades que la organización ejecuta.
Otra teoría administrativa, es la adopción de la forma ideal o “pura” de organización, que se llamó burocracia. El modelo burocrático posee ciertas características estructurales de diseño que se encuentran en toda la organización compleja y a ellas se refiere el concepto. Para Max Weber, contemporáneo de Taylor y Fayol, quien desarrolló esta idea, la burocracia era la forma más eficiente de organización, y podía utilizarse más efectivamente en organizaciones complejas que surgieron para satisfacer las necesidades de la sociedad moderna. La burocracia tiene:
1. Una jerarquía de autoridad bien definida
2. Una división del trabajo basada en la especialización funcional
3. Un reglamento que abarca los derechos y deberes de las personas que llenan los puestos
4. Un sistema de procedimientos para hacer frente a la situación laboral
5. Impersonalidad en las relaciones interpersonales
6. Selección para el empleo y promoción a base de competencia técnica
Aún cuando la imagen de una organización mecánica manejada por autómatas presenta una imagen desfavorable de la burocracia, no hay que olvidar que el modelo se adaptaba muy bien a la época de la revolución industrial, habían buenas razones:
“Era el arma ideal para aprovechar y rutinizar la energía humana que impulsó la revolución industrial. Puede también funcionar en un ambiente altamente competitivo, bastante indiferenciado y estable. La estructura piramidal de la burocracia, en que el poder se concentra en la cúspide, parecía perfecta para manejar un ferrocarril. Y sin duda que ninguna para las labores rutinarias como para la construcción de ferrocarriles, la burocracia fué una organización social eminentemente apropiada.”
Escuela de las ciencias administrativas
Esta escuela surge durante la II Guerra Mundial y una vez terminada ésta, reconocidos sus resultados, su aplicación se extendió a las ramas industriales.
Consiste en la creación de equipos multidisciplinarios sobre todo en las matemáticas, la física y otras disciplinas, los que recibieron el nombre de equipos de investigación de operaciones (IO), los cuales se utilizaron en la presentación, a los directivos y jefes de las organizaciones, de soluciones de problemas.
Posteriormente, con la aparición de las computadores aparecieron otras posibilidades que permitieron profundizar y ampliar la cantidad de variables, así como mejorar los resultados de las soluciones, pudiéndose, crear modelos que simulaban con más exactitud la situación real, cambiar las variables en sí o sus valores y aligerar el tiempo de realización por la velocidad de cálculo de los equipos.
La situación anterior permitió la aparición de lo que se llamó la ciencia administrativa.
Enfoque de sistemas
De gran repercusión e interés es el enfoque de sistemas, que puntualiza y expresa la organización como un sistema formado por diversos subsistemas interrelacionados e interdependientes, por lo que no la valora por partes sino como un todo de manera integral, teniendo en cuenta no sólo el aspecto interno sino también el entorno de la organización.
El enfoque de sistemas, se caracteriza y define dentro de la administración como un sistema conformado por sus partes las cuales interactúan entre si, afectando las variaciones de estas a todas las demás, no siempre de la misma manera y magnitud.
Valorando lo anterior, para la aplicación de este enfoque es necesario conocer, tener en cuenta y aplicar algunos conceptos importantes sobre la teoría de sistemas, así como otros aspectos sobre ella.
Conceptos sobre los sistemas
Subsistemas. Partes que conforman el sistema, cada uno igualmente puede ser un sistema para otros menores que conformarían a la vez sus subsistemas. Estos tienen también carácter contingente.
Límites del sistema. Elemento que separa al sistema de su entorno, estos limites pueden ser flexibles o rígidos, en dependencia de, si tienen (en el primer caso) o no, intercambio con el medio ambiente.
Carácter contingente. Que cada elemento del sistema depende de los demás factores, que en una organización pueden ser varios, entre ellos tenemos: la situación organizacional, la cultura organizacional, la tecnología, la estrategia , las concepciones que se tengan en relación con los trabajadores, los recursos que se posean y otros muchos. Al variar los factores varía la aplicación del enfoque de sistemas.
Flujos. Todo lo que entra del entorno se transforma en el interior del sistema y sale como un producto ya transformado conforma un flujo. Pueden ser de energía, materiales, humanos y otros.
Enfoque de contingencias
Basándose en observaciones realizadas por estudiosos del tema, investigadores, jefes y administradores, donde en múltiples eventos aparentemente iguales se aplicaban técnicas similares a las ya anteriormente utilizadas y los resultados obtenidos no eran los esperados.
Lo anteriormente expresado se explicaba por el cambio de situación en las condiciones del entorno, por lo que antes de utilizar una teoría o enfoque debía tenerse en cuenta el medio ambiente en función de los cambios que se originan en el mismo y buscar las modificaciones en el proceso de desarrollo organizacional.
Por lo que, en el enfoque de contingencias se plantea tener en cuenta el aspecto situacional, así como las circunstancias, para que las decisiones sean adecuadas, de ahí que a este método se le nombra también enfoque situacional.
Teniendo en cuenta lo dicho hasta aquí los gerentes, jefes y administradores, deben definir que técnicas, teorías o enfoque utilizar bajo determinada situación y circunstancias específicas para que las mismas permitan el cumplimiento de los objetivos que perseguimos.
Enfoque de los recursos humanos
La segunda mitad del siglo pasado se caracterizó por la gran variedad de investigaciones y experimentos realizados sobre diversos aspectos de gran influencia en el desarrollo exitoso de la gestión de recursos humanos y demás procesos de las organizaciones.
En este enfoque la relación entre jefes y trabajadores requiere de una profundidad y complejidad que permitan una mayor interrelación entre ambas partes, con el objetivo que se puedan alcanzar altos niveles de desempeño por los trabajadores a través del despliegue de sus conocimientos, su iniciativa y su creatividad.
Cuestión principal es la definición de los objetivos de trabajo por ambas partes, que los trabajadores desarrollen sus capacidades de autodirección y autocontrol, con este modelo no sólo se persigue un alto desempeño sino una motivación y satisfacción personal del trabajador.
Para lograr altos resultados cuantitativos y cualitativos los administradores deben desarrollar relaciones entre la organización y los trabajadores donde se satisfagan mutuamente las necesidades de la organización y los empleados, para ello, es fundamental que los últimos conozcan lo que la organización espera de ellos y viceversa.
Aspectos esenciales que matizan el modelo de recursos humanos
- Elevada interrelación entre la organización y sus empleados.
- Reconocimiento a las personas como el elemento más importante y decisivo en las organizaciones.
- Garantizar una elevada motivación individual y de equipo.
- Que los trabajadores tengan una participación real en la toma de decisiones.
- Garantizar un ambiente laboral que permita el cumplimiento adecuado de los objetivos de la organización y de los trabajadores.
- Coadyuvar y permitir el desarrollo de las capacidades de autodireccion y autocontrol por los empleados.
Estos aspectos no son los únicos, otra consideración es que los mismos pueden variar, así como aplicarse en función de la organización y de la situación concreta existente.
Todas estas teorías o enfoques estudiados tienen sus ventajas y desventajas, por lo que su utilización esta en dependencia de las necesidades de la organización y de las personas. En sentido general es prudente y usual la utilización de combinaciones de los elementos de las mismas.
Resumen
Con relación a las distintas teorías, escuelas o enfoques estudiados se debe enfatizar, que ninguna es excluyente y que en la práctica unas se han apoyado en las otras, en muchos casos cambiando la forma pero en la mayoría de las ocasiones muy poco en su contenido. Otro aspecto es que cada teoría o enfoque es consecuencia del medio y las circunstancias en un momento dado, interviniendo en esto, factores económicos, sociales, así como el desarrollo de la tecnología en esa etapa, por lo que podemos comprender que la aplicación de alguna de ellas, o su utilización combinada dependerá de nuestra percepción sobre la situación en ese momento.
Vimos como la importancia que tenían los factores sociales y sicológicos para el ser humano en sus relaciones con los demás y la influencia de unas relaciones eficaces para garantizar un buen desempeño laboral determinaron la aparición de la teoría de las relaciones humanas.
Necesidades posteriores a la II guerra Mundial y el desarrollo tecnológico permitió la aparición de lo que se llamó la ciencia administrativa.
El enfoque de sistemas, aparecido posteriormente, puntualiza y expresa la organización como un sistema formado por diversos subsistemas interrelacionados e interdependientes, por lo que no la valora por partes sino como un todo de manera integral. Es pertinente estudiar los aspectos relacionados con la teoría general de sistemas.
El enfoque de contingencias, importante también plantea tener en cuenta el aspecto situacional, así como las circunstancias, para que las decisiones sean adecuadas, de ahí que a este método se le nombra también enfoque situacional. Teniendo en cuenta esto, se deben definir que técnicas, teorías o enfoque a utilizar bajo determinada situación y circunstancias específicas para que las mismas permitan el cumplimiento de los objetivos que perseguimos.
En el modelo de recursos humanos estudiamos como la relación entre jefes y trabajadores requiere de una profundidad y complejidad que permitan una mayor interrelación entre ambas partes con el objetivo que se puedan alcanzar altos niveles de desempeño por los trabajadores a través del despliegue de sus conocimientos, su iniciativa y su creatividad.
Estudiar el grupo de aspectos que se exponen en el desarrollo de este modelo y tener en cuenta además las precisiones que se plantean con relación a su utilización.
Por último, asimilar la observación que todas las teorías o enfoques estudiados tienen sus ventajas y desventajas, y que su utilización está en dependencia de las necesidades de la organización y de las personas, y que en su utilización pueden hacerse combinaciones de los elementos de las mismas.
Las teorías X y Y, dos maneras excluyentes de percibir el comportamiento humano adoptadas por los gerentes para motivar a los empleados y obtener una alta productividad
Douglas McGregor fué una figura ilustre de la escuela administrativa de las relaciones humanas de gran auge en la mitad del siglo pasado, cuyas enseñanzas, muy pragmáticas por cierto, tienen aun hoy bastante aplicación a pesar de haber soportado el peso de cuatro décadas de teorías y modas gerenciales.
McGregor en su obra “El lado humano de las organizaciones” describió dos formas de pensamiento de los directivos a los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los directivos de la primera consideran a sus subordinados como animales de trabajo que sólo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la segunda se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.
Veamos con más detenimiento las premisas de las dos posturas:
TEORÍA X
Está basada en el antiguo precepto del garrote y la zanahoria y la presunción de mediocridad de las masas, se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio y que como el negrito del batey (la canción) el trabajo es una forma de castigo o como dicen por ahí “trabajar es tan maluco que hasta le pagan a uno”, lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organización: la supervisión y la motivación.
Las premisas de la teoría X son:
Al ser humano medio no le gusta trabajar y evitará a toda costa hacerlo, lo cual da pie a la segunda; En términos sencillos, los trabajadores son como los caballos: si no se les espuelea no trabajan. La gente necesita que la fuercen, controlen, dirijan y amenacen con castigos para que se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa.
El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan.
“Este comportamiento no es una consecuencia de la naturaleza del hombre. Más bien es una consecuencia de la naturaleza de las organizaciones industriales, de su filosofía, política y gestión”
McGregor
TEORÍA Y
Los directivos de la Teoría Y consideran que sus subordinados encuentran en su empleo una fuente de satisfacción y que se esforzarán siempre por lograr los mejores resultados para la organización, siendo así, las empresas deben liberar las aptitudes de sus trabajadores en favor de dichos resultados.
Los supuestos que fundamentan la Teoría Y son:
El desgaste físico y mental en el trabajo es tan normal como en el juego o el reposo, al individuo promedio no le disgusta el trabajo en sí;
No es necesaria la coacción, la fuerza o las amenazas para que los individuos se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa.
Los trabajadores se comprometen con los objetivos empresariales en la medida que se les recompense por sus logros, la mejor recompensa es la satisfacción del ego y puede ser originada por el esfuerzo hecho para conseguir los objetivos de la organización.
En condiciones normales el ser humano medio aprenderá no solo a aceptar responsabilidades sino a buscarlas.
La mayoría de las personas poseen un alto grado de imaginación, creatividad e ingenio que permitirá dar solución a los problemas de la organización
Integración
La Teoría Y es la precursora de la integración de los objetivos individuales con los corporativos, en ella se basan, por ejemplo, los círculos de calidad ¿Cuál de las dos es mejor? o ¿cuál es más aplicada en las empresas? No sé, lo que sí se es que me identifico ampliamente con la segunda. El juicio queda en tus manos.
William Ouchi, un experto norteamericano, hijo de padres japoneses, escribe en 1981 su libro sobre lo que él l1ama la Teoría Z: cómo pueden las empresas norteamericanas enfrentar el desafío japonés.
Ouchi hizo un estudio comparativo entre la cultura empresarial japonesa y norteamericana. Cuando decimos que una empresa tiene una cultura, nos referimos a que en la misma existe una escala de valores, creencias y actitudes: un comportamiento organizacional.
En este sentido, Ouchi estableció que las técnicas japonesas de administración también sirven fuera del Japón.
Constató que hay empresas americanas que aplican los valores culturales del tipo de administración jaronesa y son muchas veces las empresas lideres de Estados Unidos (Hewlett Packard, entre otras).
Oucbi denomino a su teoría “la teoría Z, porque va más allá de ciertas teorías actuales como es el caso de la Teoría X o la Teoría Y, de Douglas McGregor.
La teoría Z se basa, entre otros, en los siguientes valores: confianza - intimidad - sutileza.
CONFIANZA: En la empresa Z se entiende que la gente se va a comportar correctamente, es decir, se promueve la confianza en el personal, se piensa que la gente va a producir y por lo tanto, los controles no son tan exigentes: se promueve el autocontrol entre los trabajadores.
El resultado es que el trabajador se comporta de acuerdo a lo que se espera de él. Si tenemos confianza en la gente (”tu eres bueno”) la persona tiende a comportarse correctamente.
INTIMIDAD: La concepción HOLISTA (del griego “HOLOS”: que lo abarca todo) de las empresas Z abarca al ser humano en su totalidad en lugar de considerarlo sólo cono trabajador de la empresa. Los empleados de cualquier nivel tratan a sus semejantes como verdaderos seres humanos. No se despersonaliza a nadie. El autoritarismo es poco factible.
La relación empleado-jefe debe ser total: abarcar a toda la persona y no restringirse a una mera relación funcional. La relación debe ser INTIMA.
El jefe se preocupa por su empleado: por conocer su situación, sus alegrías, sus angustias, triunfos, ansiedades, etc.. Y darle apoyo afectivo y sicológico.
SUTILEZA: El trato de los jefes con los empleados debe adecuarse a cada empleado en particular. Todas las personas se diferencian entre si y por lo tanto cada individuo necesita un trato especifico. (Hay seis mil millones de seres humanos en nuestro planeta y ninguno tiene huellas digitales iguales a otro.
Proceso administrativo
La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control.
Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.
Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
El papel del administrador
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los profesionales de la administración son los administradores, siendo la carrera universitaria que expide el título respectivo la Licenciatura en Administración de Empresas, asimismo en casi todos los países del mundo existe una maestría de posgrado en negocios llamada MBA.
Características de la administración
- Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados.
Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
- Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le
proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
- Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
- Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
- Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
- Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
- Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, Psicología, filosofía, antropología, ciencia política.
- Flexibilidad.Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
Campo de aplicación
- El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.
- Estudiando administración las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas.
- Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos en su trabajo.
- El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría y servicios como emprendedor independiente.
Bibliografía
*Apuntes de introducción a la ingeniería industrial del capítulo “Teoría de la Administración”de Mauricio Valle de la carrera de Ingeniería Industrial de la Universidad de Valparaíso,Enero 2004,Chile.*Teoría X y Y de Douglas McGregor
*Teoría Z de William Ouchi,1981
*Wapedia.Wiki:Administración de empresas
*Administración por Objetivos,Peter Drucker
*La gerencia y el liderazgo de las organizaciones y empresas del futuro,Post-Doctor Omar Gómez C,Senior,Ph.D,publicado en:www.pensardenuevo.org.
*Empresarios y académicos ponen las bases del management del futuro,Post-Doctor Omar Gómez C,Senior,Ph.D,publicado en:www.pensardenuevo.org.